Comunicación de la boda – Paso 3

La comunicación de la boda

6 pasos importantes para celebrar la boda. La comunicación de la boda – Paso 3.

• PASO 1º: La planificación de la boda.
• PASO 2º: El asesoramiento de algunos/as especialistas en celebración de eventos.
• PASO 3º: La comunicación de la boda.
• PASO 4º: La organización propiamente dicha de la boda y de todo lo que le rodea.
• PASO 5º: La dirección de los actos.
• PASO 6º: La vigilancia in situ para que todo salga como se espera.

En esta entrada vamos hablar del paso 3.

PASO 3º: LA COMUNICACIÓN DE LA BODA

Seguimos trabajando el protocolo en la organización de la boda 2 – Comunicación de la boda. En esta entrada seguimos recordando que es importante tenerlo todo controlado para evitar problemas de última hora.

Hace unos días tratamos el tema del asesoramiento de algunos/as especialistas en celebración de eventos, que sería el segundo paso en el protocolo de la organización de la boda. Como se comentó en su momento, hay que estar bien asesoradas para que la boda se convierta en un evento mágico e inolvidable, un evento para recordar de forma ilusionada y satisfecha toda la vida.

The Sweet Dates está especializado en la COMUNICACIÓN DE LA BODA, el tercer paso a tener en cuenta para su organización.

El paso que vamos a tratar hoy es el de la COMUNICACIÓN DE LA BODA, desde The Sweet Dates somos especialistas en este tema y nos encanta asesorarte sobre ello. Te recomiendo que leas algunas otras entradas de nuestro blog que te pueden ser muy interesantes y, te ayudarán en la organización de la boda.

¿Qué preguntas debo hacerme para comunicar la fecha de la boda?, el lugar de la ceremonia, el lugar de la celebración del evento, recomendaciones de hoteles, visitas, …

• ¿Con cuánto tiempo de antelación debo entregar las invitaciones de boda?
• ¿Cómo calcular el número de invitados a una boda?
• ¿Cómo deben estar diseñadas las invitaciones de boda?
• ¿Debo poner un plano de orientación a los/as invitados/as para llegar con facilidad al lugar de la ceremonia y de la celebración de la boda?
• ¿Debo preguntar a los/as invitados/as si tienen intolerancias o alergias alimentarias? Y ¿Cómo me lo deben comunicar?
• ¿Me gustaría coordinar toda la papelería de mi boda con invitaciones, meseros, minutas, tarjetas,…?
• ¿Puedo orientarles en si es mejor quedarse en un hotel u otro?
• ¿Debo recomendarles restaurantes y lugares de interés para visitar, si vienen de otras ciudades?
• ¿Debo enviar un tarjetón de agradecimiento a los/as asistentes de la boda?
• ¿…?

La verdad es que surgen muchas preguntas relacionadas con la comunicación tanto de la boda.

Cuando nos vamos a encargar de preparar nosotras mismas todo lo relacionado con la COMUNICACIÓN DE LA BODA, lo mejor es que te pongas en manos de profesionales para que todo salga redondo. Comunicar un evento tan importante y que requiere un gran esfuerzo económico no se limita simplemente a enviar una invitación.

Comunicar un bonito evento como es una boda no es simplemente enviar una invitación, es mucho más.

Vamos a ir poco a poco a desglosar el 3º paso. La comunicación de la boda, para que esta sea lo más correcta y que no se me escape ningún detalle de lo que debo comunicar.

PASO 3º: LA COMUNICACIÓN DE LA BODA

Para tratar este tema vamos a ir respondiendo a cada una de las preguntas que nos habíamos hecho anteriormente. Es probable que puedan ir surgiendo nuevas preguntas o inquietudes. Se trata de que no queden dudas de ningún tipo.

¿Con cuánto tiempo de antelación debo enviar las invitaciones de boda?

De esta pregunta surge otra pregunta que a veces pasa desapercibida: ¿Con cuanta antelación debo encargar las invitaciones de boda?

Para responder a la primera pregunta debes plantearte quiénes son tus invitados/as:

• ¿Dónde viven?
• ¿Vienen de ciudades lejanas o de otros países?
• ¿Viven todos/as en la localidad en la que me voy a casar?

Según las respuestas que vayas obteniendo deberás dar un margen mayor o menor al envío de las invitaciones.

Lo habitual es entregar 2-3 meses antes de la boda. Como muy tarde 8 semanas antes.

Por ejemplo, si tus invitados/as vienen de otras ciudades y van a necesitar quedarse en un hotel, deberás enviar las invitaciones con suficiente antelación (3 meses) para que organicen el viaje y al reserva de hoteles.

Es probable que tus invitados/as vengan de otros paises. Con más motivo debes enviar con más antelación (5 meses) las invitaciones de la boda.

Cuándo enviar vs. cuándo encargar: la diferencia que nadie te cuenta.

Ahora es cuando debes tener en cuenta ¿Cuánto tiempo de antelación necesito para encargar las invitaciones?

Pues esta pregunta debe ser contestada por los/as especialistas y creación de la papelería de tu boda. No es lo mismo que quieras una invitación personalizada que una invitación estándar ya prediseñada.

El error que vemos más a menudo no es enviar tarde, es encargar tarde. Una pareja decide la fecha de envío perfecta (3 meses antes, por ejemplo) pero no resta el tiempo de diseño, revisiones y producción — y termina eligiendo una invitación más sencilla de la que quería solo porque no queda tiempo para nada más elaborado.

Para la creación y diseño de una invitación con ilustración (única y totalmente personalizada) se necesita más tiempo que para una invitación prediseñada que ya se encuentra diseñada.

Cuánto tiempo necesitas para encargar tu invitación

Aquí está el dato que de verdad marca la diferencia, y que solo te puede dar quien fabrica las invitaciones —no un blog general de bodas—:

• Invitación prediseñada: el diseño ya existe, así que el tiempo se reduce casi todo a personalización de textos y producción. Con 3-4 semanas antes de la fecha en que quieres enviarla suele ir sobrado.
• Invitación personalizada o ilustrada: aquí entra el proceso creativo completo — elegir estilo, boceto, revisiones, aprobación final y producción. Cuenta al menos 6-8 semanas antes de la fecha de envío que hayas decidido. Si además quieres una ilustración de pareja, hay que sumar el tiempo de elegir bien la foto de referencia.

Es decir: si tus invitados internacionales necesitan recibir la invitación dentro de 5 meses, y quieres una invitación ilustrada personalizada, deberías estar encargándola ya mismo, dentro de las próximas 3-4 semanas.

El calendario según tus invitados

Antes de pensar en el diseño, pregúntate quiénes vienen a tu boda:

• Invitados de tu misma ciudad: con 2 meses de antelación es suficiente. No necesitan organizar viaje ni alojamiento, solo bloquear la fecha en su agenda.
• Invitados de otras ciudades (mismo país): sube a 3 meses. Necesitan tiempo para pedir días libres, buscar hotel y, si hace falta, coger transporte.
• Invitados internacionales o boda de destino: aquí el mínimo son 4-5 meses, y si la fecha cae en temporada alta (verano, puentes, Navidad) mejor acercarte a los 6. Vuelos, hoteles y visados no se organizan de un día para otro.

 

¿Y si todavía no tengo ni la lista de invitados clara?

Pasa muy a menudo, y no es ningún problema: es exactamente para eso para lo que existe el Save the Date, un aviso previo y sencillo (solo nombres, fecha y ciudad) que se envía mucho antes que la invitación formal, mientras todavía estás cerrando detalles. Si quieres reservar la fecha en la agenda de tus invitados sin tener aún todo definido, es tu mejor aliado — puedes crear el tuyo en nuestra web de boda.

Resumen: tu calendario de un vistazo

La comunicación de la boda, además de importante, es muy entretenido. Vamos a necesitar varias entradas para que su lectura sea muy amena.

Disfrutar del día de la boda es algo inolvidable, merece la pena que lo organices con tiempo, ilusión y destreza. Seguiremos publicando entradas que te ayuden en esta maravillosa aventura.

Seguimos en contacto en The Sweet Dates. Si te interesa algún tema en concreto en el que te pueda ayudar y asesorar no dudes en pedírmelo 🙂

TAMARA